GDPR

Účel zásad zpracování a ochrany osobních údajů

Účelem těchto Zásad zpracování a ochrany osobních údajů (dále jen „Zásady“) vydaných Spolkem Včelka, z.s., se sídlem Novodvorská 1126/171, Praha 4, IČ 22233423, vedený u Městského soudu v Praze oddíl L, vložka číslo 79758. (dále jen „Spolek“), je poskytnout informace o tom, jaké osobní údaje Spolek jako správce zpracovává o fyzických osobách při organizování společenských a volnočasových aktivit pro děti, mládež, rodiny s dětmi za účelem rozvoje sportovních a zájmových dovedností mládeže, při návštěvách internetových stránek provozovaných Spolkem a kontaktech s potenciálními zákazníky, k jakým účelům a po jakou dobu Spolek tyto osobní údaje v souladu s platnými právními předpisy zpracovává, komu a z jakého důvodu je může předat, a rovněž informovat o tom, jaká práva fyzickým osobám v souvislosti se zpracováním jejich osobních údajů náleží.

Tyto Zásady se týkají zpracování osobních údajů zákazníků Spolku a přiměřeně i jejich zástupců či kontaktních osob, zájemců o služby a zboží Spolku a návštěvníků internetových stránek provozovaných Spolkem, a to vždy v rozsahu osobních údajů, který odpovídá tomuto jejich postavení vůči Spolku.

Prohlášení o ochraně osobních údajů

Spolek prohlašuje, že veškeré osobní údaje jsou považovány za přísně důvěrné a je s nimi nakládáno v souladu s nařízením Evropského parlamentu a Rady (EU) č. 2016/679, o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (obecné nařízení o ochraně osobních údajů, dále jen „Nařízení“), a dalšími obecně závaznými právními předpisy.

Osobní údaje

Osobními údaji se rozumí veškeré informace, které se vztahují k fyzické osobě (označované jako „subjekt údajů“), kterou je Spolek schopen identifikovat.

Jaké osobní údaje Spolek shromažďuje?

V souvislosti s organizováním společenských a volnočasových aktivit pro děti, mládež, rodiny s dětmi za účelem rozvoje sportovních a zájmových dovedností mládeže může ze strany Spolku dojít ke zpracování následujících kategorií osobních údajů, které jsou nezbytné pro uzavření a plnění smlouvy:

1. Základní osobní a identifikační údaje účastníka akce:
   jméno a příjmení,
   rodné číslo a datum narození
   jména zákonných zástupců (v případě nezletilých),
   identifikace zdravotní pojišťovny;
2. Kontaktní údaje:
   adresa trvalého pobytu přihlášeného
   kontaktní adresa zákonných zástupců
   kontaktní telefonní číslo zákonného zástupce,
   kontaktní e-mail na zákonného zástupce;
3. Zdravotnické informace o účastníkovi akce:
   posudek o zdravotní způsobilosti
   prohlášení zákonných zástupců o bezinfekčnosti
   informace o zdravotním stavu účastníka v průběhu akce formou zápisu ve zdravotním deníku.

Zdroje osobních údajů

Spolek získává osobní údaje především následujícími způsoby:

1. od samotných subjektů údajů, a to zejména v souvislosti s uzavíráním smluv (podání závazné přihlášky na účast na akci),
2. od třetích osob, které jsou prokazatelně oprávněny nakládat s osobními údaji subjektů údajů, a tyto za stanovených podmínek předat Spolku,
   Účely a právní důvody zpracování osobních údajů.

Spolek zpracovává osobní údaje výhradně se souhlasem subjektů údajů, s výjimkou stanovených případů, kdy se ke zpracování osobních údajů takový souhlas nevyžaduje. Spolek tedy zpracovává osobní údaje pouze v případě, že:

1. zpracování je nezbytné pro splnění smlouvy, jejíž smluvní stranou je subjekt údajů, nebo pro provedení opatření přijatých před uzavřením smlouvy na žádost tohoto subjektu údajů (zejména zpracování údajů potřebných pro přihlášení účastníka na akci;
2. zpracování je nezbytné pro splnění právní povinnosti, která se na správce vztahuje (zejména plnění zákonných povinností jako např. ohlášení zotavovací akce na hygienickou stanici, nahlášení účastníků akce včetně RČ a zdravotní pojišťovny lékaři poskytujícímu zdravotní péči);
3. zpracování je nezbytné pro účely oprávněných zájmů Spolku, kromě případů, kdy před těmito zájmy mají přednost zájmy nebo základní práva a svobody subjektu údajů vyžadující ochranu osobních údajů
4. subjekt údajů udělil souhlas se zpracováním svých osobních údajů pro jeden či více konkrétních účelů (na základě uděleného souhlasu Spolek zpracovává osobní údaje pro marketingové účely).

Při zpracování osobních údajů Spolek postupuje podle přísně nastavených pravidel respektujících ochranu soukromí svých zákazníků a dalších subjektů údajů. Spolek při zpracování osobních údajů zohledňuje další zásady:

1. osobní údaje jsou zpracovávány jen pro účely, popsané v těchto Zásadách, případně uvedené v souhlasu se zpracováním osobních údajů,
2. osobní údaje jsou zpracovávány pouze v nezbytném rozsahu,
3. osobní údaje jsou zpracovávány jen po stanovenou dobu nezbytnou pro naplnění účelu zpracování,
4. zpracovávány jsou pouze přesné osobní údaje nezbytné pro stanovený účel,
5. způsob zpracování osobních údajů zaručuje nejvyšší možnou bezpečnost těchto dat, Spolek nastavuje procesy zpracování osobních údajů tak, aby eliminoval riziko neoprávněného nebo nahodilého přístupu k osobním údajům, jejich zničení či ztrátu, neoprávněný přenos, neoprávněné zpracování a jiné zneužití,
6. osoby, které s osobními údaji přicházejí do styku v rámci plnění svých pracovních či smluvně převzatých povinností, jsou vázány mlčenlivostí o všech skutečnostech, o nichž se v souvislosti se zpracováním osobních údajů dozví,
7. Spolek informuje srozumitelně a přesně o zpracování osobních údajů v souladu s právy subjektů údajů na přesné a úplné informování o zpracování osobních údajů a dalšími souvisejícími právy,
8. Spolek nastavuje taková technická a organizační opatření sloužící k ochraně osobních údajů, která odpovídají nejlepším standardům ochrany dat.

Zpracování osobních údajů nutných pro uzavření a plnění smlouvy, plnění zákonných povinností Spolku a ochranu oprávněných zájmů Spolku

Poskytnutí osobních údajů nutných pro uzavření a plnění smlouvy, plnění zákonných povinností Spolku a ochranu oprávněných zájmů Spolku je povinné. Bez poskytnutí příslušných osobních údajů k těmto účelům by Spolek nemohl se zákazníkem uzavřít smlouvu a přijmout účastníka na akci a poskytovat své služby. Ke zpracování osobních údajů pro tyto účely Spolek souhlas zákazníka (zákonného zástupce účastníka akce přihlašující účastníka na akci a zájemce o uzavření smlouvy) nepotřebuje. Osobní údaje pro tyto činnosti jsou zpracovány pouze v rozsahu nutném pro naplnění příslušného účelu a po dobu nutnou k jejich dosažení nebo po dobu přímo stanovenou právními předpisy. Poté jsou osobní údaje nenávratně zlikvidovány či anonymizovány.

V nejčastějších případech je doba zpracování osobních údajů stanovena následovně:

1. v případě uzavření smlouvy o poskytování služeb (přihlášení účastníka na akci) je Spolek oprávněn zpracovávat osobní údaje (v rozsahu: základní osobní a identifikační údaje účastníka akce, kontaktní údaje) po dobu konání akce, po skončení akce pak minimálně po ½ roku jak stanovují právní předpisy), a v případě, že zákazník splnil veškeré závazky vůči Spolku, ještě po dobu 2 let od ukončení akce, na kterou byl účastník přihlášen;
2. zdravotní údaje účastníka akce je Spolek oprávněn zpracovávat po dobu stanovenou právními předpisy, tj. ½ roku po skončení akce

Zpracování osobních údajů pro marketingové účely na základě uděleného souhlasu

Pro marketingové účely Spolek zpracovává osobní údaje pouze se souhlasem subjektu údajů. Tyto informace není subjekt údajů povinen Spolku poskytnout. Pokud tak neučiní, Spolek jej například nebude moci informovat o připravovaných akcích či speciálních nabídkách.

V případě udělení souhlasu bude Spolek oprávněn zpracovávat osobní údaje za účelem informování zákazníka či potencionálního zákazníka (účastníka akce) o novinkách, akcích a oslovení zákazníka či potenciálního zákazníka (účastníka akce), a to písemně nebo prostřednictvím sítí elektronických komunikací s využitím poskytnutých kontaktních údajů a využití prostředků internetové reklamy.

Poskytnutí souhlasu k marketingovým a obchodním účelům je dobrovolné a lze jej kdykoli odvolat. Pokud subjekt údajů svůj souhlas odvolá, není tím dotčeno zpracování jeho osobních údajů ze strany Spolku pro jiné účely a na základě jiných právních titulů, v souladu s těmito zásadami zpracování osobních údajů. Odvolání souhlasu tak zejména není překážkou plnění smlouvy uzavřené se Spolkem.

Nedojde-li k dřívějšímu odvolání souhlasu ze strany subjektu údajů, poskytnutý souhlas zůstává v platnosti:

1. v případě zákazníků Spolku po dobu trvání smluvního vztahu se Spolkem a dále po dobu 4 let od jeho ukončení;
2. v případě osob, které nejsou zákazníky Spolku, po dobu 4 let od poskytnutí souhlasu

.Pro marketingové účely mohou být na základě souhlasu zpracovány veškeré kategorie údajů uvedené výše v oddílu „Jaké osobní údaje Spolek shromažďuje?“.

U subjektů údajů, které nejsou zákazníky Spolku a které udělily souhlas s marketingovým oslovením prostřednictvím elektronického kontaktu, zpracovává Spolek s jejich souhlasem kontaktní údaje, které jí tyto subjekty údajů takto poskytli. Pokud je tento souhlas udělen prostřednictvím internetových stránek provozovaných Spolkem, jsou společně s těmito kontaktními údaji zpracovány i údaje z cookies Spolku, které jsou umístěny na internetových stránkách, na kterých byl tento souhlas udělen, a to jen v případě, že má subjekt údajů cookies ve webovém prohlížeči povoleny. V případě vyplnění a odeslání rezervačního formuláře (objednávky)ohledně rezervace movitých věcí, může subjekt údajů od Spolku obdržet telefonát nebo e-mail za účelem upřesnění podmínek organizované akce. V případě telefonického kontaktu může subjekt údajů Spolek požádat, aby jej Spolek více telefonicky nekontaktoval; jiné možnosti odvolání souhlasu tím nejsou dotčeny.

Způsob zpracování osobních údajů

Spolek zpracovává osobní údaje manuálně v elektronických informačních systémech.

Osobní údaje jsou Spolkem důsledně chráněny. Spolek vede evidenci veškerých činností, a to jak prováděných ručně, tak automatizovaně, při kterých dochází ke zpracování osobních údajů.

Kategorie příjemců osobních údajů a zpřístupnění osobních údajů

Spolek osobní údaje zpracovává samostatně jakožto správce. Spolek může využívat odborné či specializované služby jiných subjektů, kteří v takovém v případě mají postavení zpracovatelů osobních údajů. Zpracovatelé osobní údaje zpracovávají na základě smlouvy se Spolkem, pouze v nezbytném rozsahu, v souladu s pokyny Spolku a nejsou oprávněni údaje využít jinak.

V souladu s ustanoveními obecně závazných právních předpisů může Spolek dále předávat osobní údaje orgánům veřejné správy (např. Hygienické stanici).

Osobní údaje nejsou předávány do zahraničí.

Zasílání obchodních sdělení

Obchodní sdělení Spolku jsou vždy označena způsobem, z něhož plyne, že se jedná o obchodní sdělení ve smyslu platných právních předpisů.

Obchodní sdělení týkající akcí organizovaných Spolkem mohou být zasílána s využitím elektronických kontaktů zákazníků, které Spolek získal v souvislosti se svou činností. Obchodní sdělení mohou být jinak zasílána jen na základě poskytnutého souhlasu. V případě každého jednotlivého obchodního sdělení má zákazník možnost další zasílání obchodních sdělení odmítnout, a to zasláním mailu s předmětem „Odhlásit“ na tabor.valentynka@gmail.com.

Informace o právech subjektů údajů v souvislosti se zpracováním osobních údajů

Právo na přístup k osobním údajům znamená, že subjekt údajů má právo od Spolku získat informace o tom, zda zpracovává jeho osobní údaje, a pokud ano, o jaké údaje se jedná a jakým způsobem jsou zpracovávány. Subjekt údajů má také právo, aby Spolek bez zbytečného odkladu opravil na jeho žádost nepřesné osobní údaje, které se ho týkají. Neúplné osobní údaje má subjekt údajů právo kdykoli doplnit.

Právo na výmaz osobních údajů představuje jinými slovy vyjádřenou povinnost Spolku zlikvidovat osobní údaje, které o subjektu údajů zpracovává, pokud jsou splněny určité podmínky a subjekt údajů o to požádá.

Subjekt údajů má právo, aby Spolek v určitých případech omezil zpracování jeho osobních údajů. Proti zpracování, které je založeno na oprávněných zájmech Spolku, třetí strany nebo je nezbytné pro splnění úkolu prováděného ve veřejném zájmu nebo při výkonu veřejné moci, má subjekt údajů právo kdykoli vznést námitku.

Právo na přenositelnost údajů dává subjektu údajů možnost získat osobní údaje, které Spolku poskytl, v běžném a strojově čitelném formátu. Tyto údaje může následně předat jinému správci, nebo pokud je to technicky možné, žádat, aby si je správci předali mezi sebou.

V případě, že bude subjekt údajů jakkoli nespokojen se zpracováním svých osobních údajů prováděným Spolkem, může podat stížnost přímo jemu, nebo se obrátit na Úřad pro ochranu osobních údajů.

Více informací o právech subjektů údajů je k dispozici na internetových stránkách Úřadu pro ochranu osobních údajů. (https://www.uoou.cz/6-prava-subjektu-udaj/d-27276).

Se svými dotazy či požadavky se může subjekt údajů na Spolek kdykoli obrátit buď prostřednictvím e-mailu: ldtvcelka@gmail.com, telefonicky na uvedených kontaktních údajích na webové stránce Spolku http://www.ldtvcelka.cz, popřípadě písemně na korespondenční adrese: Novodvorská 1126/171, Praha 4, 142 00.

Zpracování neosobních údajů

Neosobními údaji se myslí údaje ve formátu, který jako takový neumožňuje asociaci na konkrétní osobu (adresa URL odkazujícího serveru, čas, informace o aktivitách uživatelů na webové stránce Spolku). Takové údaje může Spolek shromažďovat a používat za jakýmkoli účelem. Dojde-li ke spojení neosobních údajů s osobními, bude s nimi po dobu trvání takového spojení zacházeno jako s osobními dle těchto Zásad.

Účinnost

Tyto Zásady nabývají účinnosti dnem 7.11.2024. V zájmu zachování vysokého standardu ochrany osobních údajů si Spolek vyhrazuje právo tyto Zásady průběžně měnit a doplňovat.